Privacy statement

Privacy statement Nederlandse vereniging van bier- en frisdrankblikken verzamelaars Blik op Blik
Welke persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt?

De persoonsgegevens bestaan uit: voor en achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), en emailadres.
Deze gegevens zijn vastgelegd in een Excel-bestand op de pc van de Ledenadministrateur met back-ups op een externe harde schijf.
Namen en e-mailadressen zijn opgeslagen in een Outlook-bestand van de secretaris.
Er worden geen persoonsgegevens bewaard in de “cloud”.
Er worden geen bijzondere- en strafrechtelijke persoonsgegevens bewaard.
In de administratie van de penningmeester wordt geregistreerd wie wel of niet de contributie heeft betaald.

Met welk doel worden de persoonsgegevens van de leden vastgelegd?

- om leden uit te nodigen voor de jaarlijkse en/of bijzondere algemene ledenvergaderingen.
- om eventueel de rekening voor de jaarlijkse contributie te sturen.
- om leden het clubblad, nieuwsbrieven en andere relevante informatie van en over de eigen
  vereniging te kunnen toesturen.
- om leden met elkaar in contact te brengen (bv. over wie wat verzameld binnen de vereniging.

Wie is/zijn binnen de Vereniging verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens?

- Zowel de ledenadministrateur, de penningmeester als de secretaris zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. Allen zijn in het bezit van de ledenlijst.
- Overige bestuursleden kunnen, indien nodig voor het uitvoeren van de hen toebedeelde taken, beschikken over een ledenlijst in pdf-formaat.
- Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor de informatie die op de website wordt geplaatst.
Op de website worden geen huisadressen, en telefoonnummers van (bestuur)leden vermeld.
Wel worden de e-mailadressen van de bestuursleden vermeld.
Op de website worden geen foto’s van verenigingsactiviteiten geplaatst.
- De Webmaster is de beheerder van de website van de vereniging.
- Persoonsgegevens van leden worden niet gedeeld met derden, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de leden.

Welke maatregelen zijn getroffen om te voorkomen dat derden onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

De persoonsgegevens staan opgeslagen op de PC van de ledenadministrateur, de penningmeester en die van de secretaris. De toegang tot deze persoonsgegevens is beveiligd met een wachtwoord.

Hoe worden huidige en toekomstige leden geïnformeerd over de persoonsgegevens die worden gevraagd en bewaard?

Huidige leden zullen middels een mailing (per e-mail of per post) worden geïnformeerd over het privacy-statement en in de gelegenheid worden gesteld bezwaren kenbaar te maken.
Op het aanmeldformulier dat nieuwe leden moeten ondertekenen wordt verwezen naar het privacy statement.

Hoe kunnen leden hun eigen persoonsgegevens inzien?

Leden kunnen te allen tijde schriftelijk of middels e-mail contact opnemen met de secretaris om hun vastgelegde persoonsgegevens op te vragen of te laten wijzigen.
Bezwaren tegen het opnemen van bepaalde persoonsgegevens kunnen bij de secretaris kenbaar gemaakt worden.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Voor de vereniging van Nederlandse bier- en frisdrankblikken verzamelaars Blik op Blik is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) niet nodig omdat alleen contactgegevens worden verzameld en geen persoonskenmerken.

Datalekken


Van datalekken is sprake als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Datalekken zijn veelal het gevolg van beveiligingsproblemen. Uitgelekte computerbestanden, gestolen geprinte ledenlijst, cyberaanvallen, gestolen laptops, afgedankte niet-schoongemaakte computers, verloren usb-sticks e.d. zullen, conform regelgeving, binnen 72 uur na ontdekking, door een bestuurslid worden gemeld bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Rechten van betrokkenen


Leden van wie data worden vastgelegd/bewaard hebben inzagerecht, recht op correctie en verwijdering (recht om vergeten te worden).
Uit de actieve ledenadministratie worden persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar na einde lidmaatschap verwijderd.
Verzoeken om inzage, wijzigingen of verwijderingen dienen schriftelijk of per e-mail aan de secretaris te worden gedaan.
Recht op dataportabiliteit: gegevens worden beschikbaar gesteld in een machine leesbaar formaat Word, Excel of pdf.
Verzoeken om ter beschikking stelling van vastgelegde data dienen schriftelijk of per e-mail aan de secretaris te worden gedaan.

Functionaris gegevensbescherming:


Als vereniging is Blik op Blik vrijgesteld van het benoemen van een “functionaris gegevensbescherming”. Echter: de ledenadministrateur zal hiermee belast worden.